Начинающие программисты спрашивают, какую технологию учить: Питон, Джаву и прочее. Отвечая на эти вопросы, часто забываешь об электронной почте. Закрываю упущение: учитесь электронной почте! Это не так просто: вокруг почты сложился особый этикет, о котором не расскажут в онлайн-курсах. Вы должны знать его перед тем, как начнете искать работу.

Прежде всего: в деловой переписке почта важнее мессаджеров. Если есть несколько способов связаться с человеком, сначала пишите на почту. В мессаджер можно писать только по взаимному согласию или если нет других контактов.

Раздражает, когда в личку врывается незнакомый человек и вываливает стену текста. Или, наоборот, пишет сто сообщений словосочетаниями. Если у вас долгий разговор, представьтесь в мессаджере и попросите почту, чтобы написать туда развернутый текст.

В отправителе не должно быть ников вроде “nagibator666” или LenuSiK. Плохо, когда имя сгенерировано по шаблону “фамилия.годрождения”, например semenova.81@mail.ru. В отправителе должны быть имя и фамилия, желательно на том языке, на котором говорит получатель, скажем, Ivan Grishaev. Имя не должно быть двояким: вместо Alex пишите Alexey или Alexander.

Самое важное правило: при ответе не цитируйте все письмо. Прямо сейчас, не читая этот текст до конца, откройте почтовый клиент и поставьте нужную настройку. На маке это последний чекбокс на закладке Composing. Называется он странно, но работает как надо: при ответе будет процитирован только выделенный текст, а если не выделено ничего, то ответ будет по умолчанию пустым.

Не помню, как сделать то же самое в Gmail, но там у меня выработалась привычка: после нажатия кнопки Reply я автоматом выполнял Ctrl-A Delete, чтобы стереть все из поля ввода.

Цитирование письма уходит корнями в прошлое. Раньше почтовые сервера не умели строить цепочки писем. Каждое письмо считалось отдельным. Чтобы был ясен контекст, старое письмо добавлялось цитатой к новому. Это в высшей степени избыточно и неэффективно. Позже письма научились сопоставлять по теме и префиксам Re, что тоже уродливо. И лишь затем придумали машинные заголовки с идентификаторами, где указано, на что отвечает это письмо.

Беду с цитированием знает каждый, кто работал в больших фирмах. В обсуждении по почте борода старых писем растет как снежный ком, и каждый клиент работает с ними по своим правилам: отступами, тильдами или вертикальными чертами. Рано или поздно в тред отвечает красноглазик с консольным клиентом на Perl, где борода цитат выделена какими-нибудь >>>. В результате все видят пять экранов мусора с текстом недельной давности. Не недо так.

Заполняйте письмо снизу вверх. Как это понимать? Обычно мы указываем получателя, тему, пишем текст и прикладываем файл. Из всех этих полей обязательно только первое — получатель. Как только он заполнен, легко отправить письмо неверным нажатием или комбинацией клавиш. За подобное письмо стыдно, оно вносит непонимание, приходится в спешке отправлять другое. Этого легко избежать методом “снизу вверх”.

Если вы отправляете файл, сначала приложите файл. Затем напишите текст. Введите тему. И только потом — отправителя. С таким подходом невозможно отправить письмо, пока оно не заполнено.

Что делать, если вы забыли приложить файл? Обычно его отправляют вдогонку со словами “забыл файлик, вот он”. Не делайте так, потому что на стороне получателя файл будет оторван от основного письма. Как его потом найти? Письмо с текстом человек найдет по ключевым словам, но как быть с файлом? Правильно сделать так: отправить повторное письмо с файлом и написать, что прошлое письмо без файла ушло по ошибке и его надо удалить. В этом случае все останутся довольны.

Ближайшая аналогия: вы отправили исходный код, и затем пишете: ой, не хватает одного файлика. Положите его в папку foobar/lulz, и все заработает. Это непрофессионально. Вы либо сдаете работу, либо нет. Письмо без файла, когда он должен там быть — испорченное письмо. Вместо попыток его исправить отправьте новое, на этот раз правильное.

Еще о файлах. Если вы отправляете документы для просмотра, используйте PDF. Не ждите, что у собеседника установлен Word, Excel или Powerpoint — эти программы платные и открываются в сто раз медленней, чем PDF. Исключение возможно, когда вы оба работаете в этих программах.

Архивируйте файлы только в случаях, когда важна структура папок. Например, исходный код проекта. Распаковав архив, собеседник получит систему папок, готовую для сборки. Сжимать текстовые документы не нужно — это повышает энтропию и требует кликов. Не жмите изображения и другие бинарные файлы — экономия будет не более пяти процентов.

Если архиватор, то только zip. Своими rar, tar.gz и прочими платформо-зависимыми штучками вы огорчите получателя.

Файлы больше 10 Мб выносите в облачные хранилища. Желательно такие, что отдают файл по прямой ссылке, например S3. Если ссылка ведет на веб-страницу, где нужно доказать, что ты не робот, это грусть и печаль. По той же причине не пользуйтесь хостингом изображений — там показывают рекламу, открывают дичь в новых вкладках, словом, сплошное издевательство.

О композиции. Письмо начинается с обращения, затем с новой строки следует текст. Он состоит из предложений, каждое заканчивается точкой или знаками вопроса или восклицания. Три-пять предложений составляют абзац, которые отделяют пустой строкой. Абзацы обязательны, чтобы дать человеку передохнуть. Письмо заканчивается подписью без точки.

Подпись должна быть короткой, в идеале только имя. В крайнем случае — должность и минимальные контакты: телефон и ник в мессаджерах. Писать туда домашний телефон, номер ICQ и прочую дрянь не нужно. В подписи не должно быть логотипов и ссылок.

Если это вручную написанное письмо, а не рекламная рассылка, его тип должен быть plain text (без форматирования). Никаких болдов, италиков и прочих офисных штучек, ведь текст — уже мощный инструмент. Поток сознания нужно разбить на абзацы или пункты, важные вещи прописать отдельно. В крайнем случае поставить восклицательный знак или выделить звездочками.

На одно письмо приходится одна мысль. Нет ничего хуже письма, где просят собрать информацию по пяти пунктам. Очевидно, составить ответ на это письмо стоит всего дня, а то и недели. Если вы отправитель, пошлите пять писем, и желательно с паузами. Если вы получатель, ответьте на первый пункт с просьбой написать вам отдельные письма по остальным вопросам. Конечно, не в грубой манере “перепиши, пес”, а с пояснением, что так вам будет легче ответить.

Как видите, правил вышло прилично. Никто не ждет исполнения их всех, но применять их однозначно стоит. Остановитесь на чем-нибудь простом, например не цитировать все письмо в ответе, а затем каждый месяц вводите новую практику. Через несколько лет вы сами будете учить новичков почтовому этикету.

Важно понимать: оформление письма может сказать о вас многое. Изучая языки программирования и технологии, нужно помнить, что в конечном счете все сводится к общению. Чтобы запрограммировать задачу, ее сперва обсуждают и фиксируют результаты, и только потом садятся за код. Письмо — это первый ход при приеме на работу, и пусть он выглядит достойно.

← Черно-белый режим

Книга на Доброфайле →