Эта заметка для тех, кто работает в Экселе и Гугло-таблицах. Прочтите обязательно.

Итак, вы вбили в табличку данные, например сведения о заказах в вашем магазине. Выглядит прекрасно:

Затем данные поступают в работу. Их нужно обновлять: помечать просроченные заказы, ошибки логистики, фиксировать звонки. Проще всего это сделать цветом. Например, красным пометим тех, у кого сбой в доставке. Красный, потому что это серьезно:

Выделим желтым тех, кому не удалось дозвониться:

Зеленым — тех, кто уже получил заказ, потому что зеленый цвет позитива. Один заказ еще в сборке, поэтому волноваться нечего. Но все же пометим его серым, нейтральным цветом. Вот что получилось:

Я думаю, понятно, что так делать не надо. Знаю, все так делают, и я сам до недавнего времени тоже. Но это не повод продолжать плохую практику. Объясню, в чем именно проблема и как вести табличку правильно.

  1. Логику цвета нужно угадывать. Мысль о том, что желтый — внимание, а красный — опасность, основана ни на чем. Критический заказ вполне может быть оранжевым, а ошибка доставки — синим (случай из практики). Если вы добавили цвет, приходится объяснять, что он значит. Эта семантика тупо теряется.

  2. Рано или поздно данные нужно экспортировать в CSV для программной обработки. Поздравляю — все ваши цвета пойдут по одному месту. В CSV нет понятия цвета. Вам придется создать колонки, которые объясняют цвет.

  3. Из красивой таблицы получился фейерверк, на который невозможно смотреть. Нельзя выделить все — только что-то малое на общем фоне. Если выделено все, то на самом деле не выделено ничего — мозг отказывается это воспринимать.

  4. Личный фактор. Меня бесит, когда в таблицу приходит кто-то левый и начинает красить. Крась у себя. Перед тем, как что-то отмечать цветом, хотя бы спроси, как лучше поступить. Цвет – последнее, что я посоветую.

Вот что надо сделать, чтобы избежать цветового хаоса.

  • Завести отдельное поле “статус” или “состояние”. В нем писать простое емкое слово: сборка, доставка, получено, ошибка. Все таблицы поддерживают автодополнение по столбцу, поэтому достаточно написать одну букву и нажать ввод. Программист бы сказал, что это перечисление.

Мне возразят: цвет виден отовсюду, а колонка может уплыть. Если она так важна, перенесите ее в начало и закрепите.

  • Кроме состояния, у заказа может быть много других отметок, которые нужно фиксировать. Например, факт звонка или отзыва клиента. Заводим логическое поле “звонили?” или “отзыв?”, в которые ставим TRUE. При необходимости добавим хоть сто таких полей.

  • Используйте фильтры! Выделяем шапку и нажимаем воронку. Выставляем отбор по любому полю, например те клиенты, кто получил заказ, но которым еще не позвонили. Фильтры можно сохранять с понятными именами. В Гугло-доке фильтры бывают глобальные и персональные, когда другие пользователи не замечают их в процессе работы.

Вспомним, от чего мы пришли:

Ужас, ужас.

Электронные таблицы — великая вещь. Они знакомы нам со школьной скамьи, но мы знаем только основы и считаем, что этого достаточно. Это не так — время от времени нужно пересматривать знания. Дурная привычка выделять цветом — тот самый случай.